Você já ouviu falar sobre a automação de processos?
Com a chegada da tecnologia, e as mais diversas ferramentas que auxiliam no dia a dia das empresas, a automação de processos se tornou uma peça-chave para que as instituições consigam escalar a produção e garantir uma equipe cada vez mais estratégica e realmente eficiente.
A automação de processos pode ser aplicada em diversos contextos, e promete ser uma aliada para o crescimento e competitividade da organização.
Quer saber mais sobre o tema? Continue a leitura.
O que é a automação de processos?
A automação de processos nada mais é do que o uso da tecnologia para facilitar o dia a dia dos colaboradores, tornar alguns processos que antes eram manuais em automáticos e, claro, melhorar a performance e a rotina no dia a dia.
Na nossa vida pessoal, usamos ferramentas de automação o tempo inteiro: desde aplicativos de delivery até gadgets que permitem controlar equipamentos e monitorar nossa saúde de forma simples, rápida e fácil.
No caso das empresas, a ideia é a mesma: adotar ferramentas, plataformas ou gadgets que sejam capazes de melhorar o dia a dia do negócio, reduzir a quantidade de tarefas pouco estratégias e aumentar a performance de forma eficiente.
Qual é o objetivo da automatização de processos?
A automação de processos tem como papel principal a melhora do andamento do fluxo de trabalho da empresa, desde os pontos mais simples aos mais complexos.
É através dela que conseguir reduzir o tempo em muitas atividades, reduzir as chances de desperdício, otimizar os custos e investimentos, aumentar a produtividade da equipe, reduzir as chances de falha e ter cada vez mais controle de todos os processos que são desenvolvidos na rotina da instituição.
Além disso, a automação de processos é peça chave para reduzir, muitas vezes, algumas atividades manuais, substituindo-as por atividades automáticas e permitindo, assim, que a equipe tenha mais tempo hábil para atuar de forma estratégica em outras frentes.
Para entender como a automação funciona, vamos à um exemplo simples.
Uma empresa de prestação de serviços possui 100 clientes ativos e recorrentes na sua carteira. Todos os meses, boletos são enviados para cada uma dessas pessoas, e mensagens de que a data do pagamento se aproxima também são encaminhadas periodicamente.
Como automatizar um processo?
Agora que você já sabe o que é e como funciona a automação de processos, é hora de darmos um passo a frente: como automatizar os processos da sua empresa?
O primeiro passo para automatizar um processo é contar com as ferramentas adequadas. Hoje, felizmente, com o avanço do mercado e aumento das demandas por automatização e produtividade, existem as mais diversas soluções disponíveis para melhorar seu dia a dia e aumentar a sua performance.
A Gestão de Processos de Negócios (BPM) é a peça-chave para construir uma empresa sustentável e em constante melhoria.
Para isso, é preciso realizar uma análise dos processos atuais da empresa, entender principalmente onde estão os maiores gargalos e o que está sendo oneroso para a equipe e, a partir disso, criar estratégias para corrigir esses pontos e melhorar de modo geral foda a performance do time.
O BPMS, Business Process Management Suite ou System é um software responsável por mapear todos os processos, automatizá-los, executá-los e aprimorá-los seguindo sempre as premissas do BPM em cada uma de suas etapas.
As etapas da gestão de processos são variadas, mas três delas são fundamentais para a automação de processos: implementação, implantação e execução, e monitoramento.
Vamos entender cada uma delas a seguir.
Implementação
Ao utilizar o BPMS (Business Process Management Suite ou System) para automatizar os processos da sua empresa, é preciso definir os responsáveis e quais serão as prioridades de automatização.
Além disso, é fundamental que todos os colaboradores sejam devidamente treinados para que entendam como é o funcionamento dos sistemas, as novas rotinas e como utilizar as soluções de forma eficiente.
Implantação e execução
A implantação e execução ocorrem quando colocamos os processos mapeados em prática, executando as atividades que foram estabelecidas com primor e seguindo a ordem de prioridade estabelecida previamente.
Monitoramento
Uma vez tendo realizado todas as atividades, é hora de acompanhar os processos e conferir se está tudo acontecendo dentro do esperado, monitorando sempre a meta e os objetivos da empresa.
Nesse período será interessante observar como, muitas vezes, a rotina dos colaboradores se torna muito mais eficiente, uma vez que reduzimos a quantidade de trabalhos manuais e agora existe tem hábil para atuar mais estrategicamente em outras frentes.
Além disso, um outro benefício incrível da automação de processos que pode transformar o dia a dia da empresa é a facilidade de organização e análise de dados.
Como algumas atividades passam a ser feitas através de ferramentas ou softwares, é possível coletar informações valiosas sobre cada processo, desde dados de entrada e saída nos processos, até informações valiosas para o crescimento da empresa e identificação de casos críticos, por exemplo.
Isso permite que os responsáveis ajam de forma mais efetiva para resolver possíveis problemas e evitar que eles compliquem ainda mais.
Para que essas três etapas sejam realizadas com maestria, é preciso que outros detalhes sejam avaliados e considerados anteriormente.
Na fase chamada “AS IS”, são avaliados os processos da empresa e identificados os maiores problemas e gargalos enfrentados atualmente pela equipe.
Uma vez que os gargalos foram mapeados, é hora de redesenhar o processo com os objetivos da empresa na fase chamada “TO BE”.
Esse mapeamento é implementado, após essa fase, no BPMS que citamos anteriormente.
Uma vez que os novos processos foram implementados, é papel dos gestores avaliarem como está o andamento de cada uma das atividades e, a partir disso, reavaliar a modelagem criada e aprimorá-la para reduzir possíveis falhas ou gargalos que possam aparecer.
Como selecionar processos para automatização?
Uma empresa é formada por diversos processos – e saber selecionar os mais adequados para a automatização é o primeiro passo identificar as prioridades e o caminho a seguir.
Na hora de selecionar os processos que irão ser automatizados, é interessante considerar os seguintes pontos:
- realizar um mapeamento organizacional;
- avaliar o processo selecionado e o seu potencial para o negócio;
- definir qual será o cronograma e qual será a equipe de implementação;
- programar treinamentos para os colaboradores;
- monitorar a performance.
Entenda cada um deles a seguir.
1. Realizar um mapeamento organizacional
Para realizar o mapeamento organizacional, é necessário verificar todos os processos da empresa para ter uma visão mais ampla de cada operação e, assim, identificar quais são os gargalos, quais tarefas do dia a dia não agregam valor e, eventualmente, até tarefas duplicadas que podem ser simplificadas e mais eficientes.
Uma vez que você conseguiu identificar os problemas, é hora do próximo passo: selecionar quais processos serão automatizados, principalmente para eliminar possíveis desperdícios e fragilidades.
2. Avaliar o processo selecionado e o seu potencial para o negócio
O segundo passo é a avaliação do processo selecionado para ser automatizado. Nesse momento, avalie se os recursos que serão investidos para a automação de processos serão superados, bem como a probabilidade de eliminar erros e outros gargalos que impedem a empresa de crescer.
Esteja com as expectativas devidamente alinhadas com o processo selecionado e a possibilidade de melhoria após a automatização.
3. Defina qual será o cronograma e qual será a equipe de implementação
O cronograma será de extrema importância para a organização da empresa e alinhamento de expectativas.
Por isso, é importante definir não só as datas de cada etapa, como também os responsáveis por executá-las dentro do prazo estabelecido.
Importante pontuar também que, na medida em que mais processos vão sendo automatizados dentro da empresa, é preciso conferir se existe interseção entre eles para evitar problemas.
Não se esqueça de incluir testes dentro do cronograma. Esse é o momento ideal para identificar possíveis falhas e corrigi-las antes de dar o start oficial nos novos processos da empresa.
Para que o processo de teste e análise esteja redondo, é interessante que pessoas das mais diversas áreas estejam envolvidas. Esse olhar por diferentes perspectivas e necessidades pode ser interessante para identificar o máximo de gargalos no processo.
4. Programar treinamentos para os colaboradores
Como dito anteriormente, é muito importante que todos os colaboradores estejam devidamente treinados e preparados para lidar com cada novidade no processo.
É importante ter em mente que eventualmente serão necessários novos treinamentos de repescagem ou melhoria de processos.
5. Monitorar a performance
Por fim, após implementar toda a automatização de um processo, é preciso analisar constantemente para monitorar os resultados. É comum que essa análise seja feita com o apoio de indicadores gráficos para acompanhar a performance, a meta da empresa e as expectativas para os próximos meses após total ativação do processo automatizado.
Como saber se a minha empresa precisa de automatização?
De forma geral, toda empresa precisa automatizar processos. Afinal, sempre há espaço para acelerar as rotinas, melhorar a qualidade e reduzir as chances de erros.
No entanto, existem alguns detalhes que podem ser a confirmação que você precisa para começar a automatizar os processos da sua empresa agora mesmo:
- comunicação desalinhada;
- ações que não acompanham as estratégias da empresa;
- falta de padronização nos processos;
- dificuldade de encontrar os gargalos, mesmo que os efeitos estejam evidentes;
- decisões tomadas sem dados.
Quais são as vantagens da automatização de processo em um negócio?
A automatização de negócios traz diversos benefícios para as instituições. Além de otimizar o dia a dia e as rotinas da empresa, também é possível:
- reduzir os custos;
- padronizar as operações da empresa;
- controlar o desempenho de todo o processo;
- possibilidade de rastrear os processos;
- integração com outros sistemas.
Reduzir os custos
A redução de gastos é, sem dúvidas, um dos maiores objetivos de todas as empresas – e é também um imenso benefício da automação de processos para a empresa.
Isso acontece porque, ao analisar todos os processos, é possível encontrar gargalos e gastos desnecessários.
Padronizar as operações da empresa
Quando os processos da empresa passam a seguir um padrão, é possível melhorar a qualidade do que está sendo feito, uma vez que é mais fácil garantir que as regras sejam seguidas corretamente.
É importante pontuar que as regras do negócio também podem ser automatizadas. Nesse sentido, todos os processos da empresa poderão ser realizados de acordo coma s orientações dos responsáveis.
Controlar o desempenho de todo o processo
Um ponto extremamente importante é ser capaz de controlar o desempenho de todo o processo da empresa.
Para isso, é necessário estabelecer alguns indicadores de desempenho, que deverão ser configurados para que os dados sejam coletados automaticamente e, futuramente, analisados. Assim, os gestores poderão conferir se as metas e resultados estão dentro do esperado.
E é claro que, com os dados corretos em mãos, é possível tomar decisões muito mais assertivas para o seu negócio.
Possibilidade de rastrear os processos
Quando utilizados a automatização de processos, é possível rastrear-los e acompanhá-los de forma recorrente.
Com isso, sempre que algo é realizado, é possível documentar dados para análise posterior: informações de quem e quando executou, quais foram os recursos, o que foi realizado, etc.
Tudo isso pode ser interessante para garantir que os processos, bem como alguns de seus detalhes, fiquem auditáveis.
Integração com outros sistemas
Um dos maiores benefícios da automação de processos é a possibilidade de integrar com outros sistemas.
Hoje, felizmente, existem ferramentas diversas capazes de auxiliar na gestão da empresa e de processos, e é possível integrar esses sistemas para tornar a rotina ainda mais eficiente.
Por exemplo: imagine integrar os sistemas de RH, marketing, gestão de clientes, controle de estoque, gestão de fornecedores, serviços de entrega e Receita Federal em um só lugar, de forma rápida e simples.
A automação de processos é o primeiro passo para reduzir as despesas da empresa e melhorar ainda mais a produtividade da equipe.
Quando entendemos as ferramentas como aliadas, é possível melhorar cada etapa do processo, criar uma base de dados e analisá-la para tomada de decisões mais assertivas.
E você, já começou o processo de automação de processos da sua empresa?
