O tema “Gestão de Processos” está se tornando cada vez mais comum – e isso se dá pelos diversos benefícios que processos bem definidos, alinhados e em constante otimização podem trazer para o negócio.
Nessa gestão, é necessário unir todas as particularidades do negócio com as soluções tecnológicas, o que muitas vezes resulta em uma empresa bem mais organizada, eficiente e sustentável.
Ao alinhar os processos com a equipe, acompanhar a implementação e revisitá-los periodicamente para encontrar possíveis gargalos ou problemas, é possível aumentar cada vez mais a produtividade e a lucratividade do negócio.
Quer entender mais sobre o tema? Continue a leitura!
O que é a gestão de processos?
Também chamado de BPM, Business Process Management, a gestão de processos consiste na determinação do caminho ideal para que as atividades sejam realizadas dentro do negócio, avaliando detalhes que envolvem todos os departamentos até que elas sejam, de fato, finalizadas.
Nesse momento, analisamos cada pequena subtarefa até que as tarefas sejam completas, identificamos gargalos e problemas no processo que podem estar interferindo diretamente na produtividade e entrega da equipe, e pontuamos soluções para serem aplicadas em cada um desses obstáculos.
Normalmente as soluções são automações ou ferramentas tecnológicas que, além de reduzirem os gargalos, também reduzem as chances de erro e aumentam a produtividade da equipe.
Quais são os processos que compõem a gestão?
A gestão de processos é composta por uma série de atividades na organização que irão ajudar a entender melhor a rotina dentro da empresa, melhorar a performance e reduzir os possíveis erros que podem estar ocorrendo ou impactado na entrega da empresa.
Dentro da gestão de processos, como citamos anteriormente, é necessário sempre que possível rever os processos da empresa, entender onde estão os maiores erros, problemas e gargalos e, a partir daí, encontrar as soluções mais adequadas para cada um deles.
Ainda na gestão de processos, é fundamental padronizar as operações. É através dessa padronização que conseguimos manter a qualidade do trabalho, garantir a unidade dentro da empresa e identificar problemas futuramente.
Com a gestão de processos, é possível:
- Identificar e melhorar os processos que já ocorrem atualmente dentro da empresa;
- Visualizar cada passo da cadeira produtiva da empresa;
- Monitorar os processos da empresa em tempo real;
- Diminuir os custos da empresa;
- Entender o valor do processo;
- Identificar as possibilidades de reutilização dos recursos que já existem;
- Otimizar os processos da empresa;
- Aumentar a produtividade, eficiência e a transparência do negócio;
- Melhorar o grau de satisfação do cliente;
- Garantir que cada etapa seja realizada com maestria; e muito mais.
Por que gestão de processos é tão importante?
A gestão de processos é fundamental para que a sua empresa não fique defasada no mercado – tanto do ponto de vista de performance, quanto na qualidade do produto e do atendimento ao cliente.
Além de melhorar a rotina interna da empresa, a gestão de processos também pode ser percebida pelo cliente, desde o atendimento até a qualidade dos produtos ou serviços que estão sendo vendidos.
Como dito anteriormente, quando não existe uma gestão de processos eficiente dentro da empresa, não é raro identificar na rotina diversos procedimentos desnecessários e que afetam a produtividade do negócio.
Vantagens de usar a tecnologia na gestão de processos
A tecnologia chegou para melhorar consideravelmente todos os aspectos da empresa – e a gestão de processos não poderia ser diferente.
Com ferramentas especializadas, que podem melhorar a performance e a organização da empresa:
- Reduz a quantidade de tarefas manuais da equipe, permitindo que os colaboradores foquem no que realmente importa;
- Facilita a gestão da empresa, uma vez que os dados e informações ficam muito mais organizados e de fácil acesso;
- Otimiza a análise de performance, uma vez que os indicadores de desempenho ficam mais evidentes;
- Permite que seja implementada uma estratégia organizacional na instituição.
Como posso implementar a gestão de processos na minha empresa?
A implementação da gestão de processos na empresa é fundamental para que ela passe a ser mais eficiente e sustentável.
Conheça os passos necessários para essa implementação:
- Análise dos processos atuais da empresa;
- Revisão dos processos existentes;
- Implementação dos processos;
- Monitoramento dos processos;
- Gestão dos processos;
- Automatização dos processos.
Vamos entender cada um deles a seguir.
1. Análise dos processos atuais da empresa
O primeiro passo é analisar os processos atuais da empresa. É natural que, mesmo que não estejam devidamente documentados, existam “processos não ditos” dentro do seu negócio.
Avalie tudo o que está registrado e alinhado com toda a equipe, veja se existem processos que não estão documentados e deixe-os devidamente organizados para serem analisados.
Nesse momento, é importante desenhar todos esses processos na mesma ferramenta / fluxograma para conseguir visualizar de forma clara e ampla todas as etapas e, a partir daí, conseguir identificar os gargalos existentes nos modelos atuais – e o que precisa ser melhorado daqui para a frente.
2. Revisão dos processos existentes
Uma vez que você criou um fluxograma com todos os processos que existem na sua empresa, é hora de dar o próximo passo: revisá-los e encontrar os pontos de melhoria em cada um deles.
Nesse momento, você entenderá toda a cadeia produtiva da sua empresa, e terá mais facilidade para distinguir os processos que fazem sentido se manterem como estão, os que não agregam valor à entrega da empresa e, principalmente, os gargalos que dificultam no aumento expressivo da produtividade da equipe e qualidade da entrega.
Analise ponta a ponta, e desenvolva um novo fluxograma para que as ideias de novos processos fiquem claras para todos.
3. Implementação dos processos
Uma vez que os processos foram revisados e você definiu quais são os ajustes necessários em cada etapa, é hora de colocar em prática.
Na fase de implementação, é preciso que você utilize a gestão de projetos para conseguir aplicar de forma eficiente todos os detalhes do novo modelo que foi mapeado na fase anterior.
Nesse momento, visualize por onde começar a implementação, e vá realizando as mudanças aos poucos. Isso ajudará a entender o impacto de cada nova atualização não só na rotina da equipe, como também na performance da empresa.
Certifique-se de que todos os envolvidos estão devidamente alinhados com a nova proposta, e garanta que o novo fluxograma seja do conhecimento de todos.
4. Monitoração dos processos
Após a implementação de novos processos, é hora de monitorá-los. Nesse momento, é fundamental que você analise como está o desdobramento das mudanças, se elas são de fato sustentáveis no dia a dia, se são mais eficientes e quais são os impactos desses ajustes no dia a dia da empresa.
Caso você observe que existem pontos que precisam ser revistos no novo fluxograma, esse é o momento de fazer os ajustes necessários para garantir que os novos processos estejam funcionando perfeitamente.
5. Gestão dos processos
A gestão de processos é o momento em que vamos focar nos números. Nessa fase, é necessário realizar um comparativo entre os resultados da empresa considerando os dois cenários: processos antigos e novos processos, bem como os resultados esperados com a mudança e os resultados, de fato, alcançados.
Dessa forma, você conseguirá estabelecer as relações de consequência, causa e tempo para identificar quais foram os catalizadores da melhora ou declínio da performance da empresa.
6. Automatização dos processos
Por fim, é fundamental separar um momento para pensar na automatização dos processos. Uma vez que os novos processos foram definidos, estão funcionando perfeitamente e trouxeram resultados muito mais expressivos para a empresa, é hora de automatizá-los.
Veja o que pode ser transformado em um processo automatizado, e avalie como deixar o seu negócio mais prático. Ainda existem detalhes no processo que são muito onerosos, manuais e que poderiam facilmente ser automatizados? Comece por eles.
Essa fase é sempre deixada para o final para garantir que todo o novo sistema da empresa está funcionando perfeitamente, antes de darmos início à automatização.
Com a automatização de processos, além de transformar a empresa em um conjunto bem mais produtivo, é possível reduzir as atividades onerosas da equipe e permitir que os colaboradores possam agir de forma muito mais estratégica.
Como ocorre a gestão de processos na transformação digital?
A transformação digital permitiu que as empresas conseguissem automatizar processos, analisar de forma mais precisa a performance e aumentar a sua capacidade de adaptação às novas realidades do mercado.
Andando de mãos dadas com a gestão de processos, as empresas que conseguem aplicar todas as facilidades que chegaram junto com a transformação digital, certamente alcançarão um modelo de negócio cada vez mais eficiente, preciso e baseado em dados.
Nesse momento, é fundamental que avaliemos três fatores:
- Automação de processos
- Análise de dados
- Flexibilização e adaptação
Vamos entender cada um deles a seguir.
Automação de processos
Mesmo que os processos estejam devidamente alinhados e a rotina da empresa funcionando de forma redonda, é fundamental que ela não esteja no modo manual.
A automação de processos é a chave para o aumento da produtividade e redução de erros em atividades corriqueiras, manuais e repetitivas do dia a dia, facilitando o fluxo de trabalho, aumentando a agilidade e garantindo menor oneração da equipe.
Para os gestores, quando automatizamos os processos da empresa, é possível ter mais clareza no que diz respeito a todo o fluxo de trabalho do negócio, o que é fundamental para conseguir tomar decisões mais rápidas e estratégicas no dia a dia.
Felizmente, hoje o mercado dispõe de diversas opções de ferramentas que podem ser valiosas para a automação de processos. Basta identificar quais são as necessidades do seu negócio e buscar as ferramentas que melhor suprem essa demanda.
Análise de dados
A análise de dados é talvez um dos pontos mais importantes da transformação digital, bem como da gestão de processos. É através dela que conseguimos acompanhar com mais precisão a performance da empresa em cada detalhe.
Quando usada uma ferramenta adequada, é possível centralizar essas informações e ter uma visão muito mais ampla do que está acontecendo no negócio, realizar previsões e conseguir estabelecer metas que fazem sentido para a realidade da empresa.
Flexibilidade e adaptação
Por fim, a transformação digital exige a capacidade de flexibilidade e adaptação dos processos da empresa.
Com o passar do tempo, pode ser necessário adaptar a forma de executar determinadas tarefas, as prioridades do negócio e o fluxo de trabalho conforme o andamento da empresa.
Nesse sentido, a gestão de processos não pode ser engessada. É necessário que o gestor use as ferramentas necessárias para ter maior transparência em tudo que está sendo feito, bem como identificar os pontos que precisam de ajustes, prioridades que precisam ser revistas e demais detalhes, sempre focando no aumento da eficiência do negócio.
Conclusão
A gestão de processos é parte fundamental da construção de uma empresa sustentável, saudável e de alta performance.
Com o apoio de gestores qualificados, tecnologia e dados, é possível identificar quais são os pontos mais fortes do negócio, os maiores gargalos e tudo o que está dificultando o crescimento do negócio.
Feito uma análise criteriosa dos processos, desenhado um novo fluxograma e alinhado com a equipe, o gestor poderá, de fato, conseguir identificar não só a maior fluidez do trabalho, como possuirá dados suficientes para basear seus próximos passos, sempre focando no aumento da produtividade e eficiência da instituição.
Engana-se quem pensa que a gestão de processos se resume apenas à grandes empresas. Os microempresários, por exemplo, também possuem processos internos que demandam atenção e cuidado no dia a dia.
O trabalho da gestão de processos é amplo e recorrente, e é preciso que você sempre retome para a análise de como está a performance atualmente, identifique possíveis novos gargalos e mantenha os processos em constante adaptação.
Atualmente, como é feita a gestão de processos na sua empresa? Tem alguma dúvida? Deixe um comentário.
