Já falamos em outros momentos sobre a importância de processos dentro de uma empresa. Afinal, é através deles que o negócio se desenvolve e a máquina gira. Sem processos bem definidos, é impossível que uma empresa seja, além de escalável, lucrativa, uma vez que tudo depende de uma estrutura desenhada para funcionar da melhor forma possível.
O mapeamento de processos, por sua vez, caminha de mãos dadas com a criação de processos eficientes. É preciso que, além de ter processos redondos, eles sejam devidamente mapeados para identificar quais são os gargalos, oportunidades de melhoria e pontos mais fortes da sua empresa e equipe.
Infelizmente não é raro encontrarmos empresas que ainda não se atentaram à importância do mapeamento de processos e que, por isso, enfrentam dificuldades no dia a dia, seja na má organização das tarefas e responsabilidades, até a dificuldade de entregar valor e se posicionar de forma estratégica no mercado.
Pensando nisso, decidimos criar esse conteúdo completo sobre a importância do mapeamento de processos e como criar o seu.
Quer transformar a realidade do seu negócio e construir uma empresa sustentável e em constante crescimento? Continue a leitura.
O que é um mapeamento de processos?
O mapeamento de processos, como o próprio nome diz, consiste em uma ferramenta capaz de mapear todos os pontos de um processo e permitir que cada etapa seja devidamente gerenciada.
É através desse mapeamento que os gestores conseguem, por exemplo, ter uma visão mais macro e estratégica de tudo o que envolve a rotina da empresa – através de fluxogramas.
Nesse mapeamento é possível identificar todo o fluxo de trabalho, quais são os responsáveis por cada tarefa, quais são as tarefas, qual a sequência em que devem ser desenvolvidas, etc. É através dessa análise que conseguimos visualizar, por exemplo, onde estão os maiores gargalos e o que precisa ser resolvido com urgência para tornar o fluxo muito mais dinâmico e eficiente.
Seu mapeamento precisa responder às seguintes perguntas:
- Quais são as tarefas realizadas?
- Quem é responsável por cada tarefa?
- Qual é a ordem correta para realizá-las?
Qual o objetivo de um mapeamento de processos?
Mapear os processos da sua empresa é fundamental para conseguir entender não só o fluxo da empresa, como ajustá-lo de forma estratégica.
Imagine, por exemplo, a chegada de um novo colaborador. É através dos fluxos de trabalho devidamente mapeados que ele poderá entender como atuar, quais são os passos que antecedem e sucedem seu trabalho, etc.
E vai além disso. Pense em rotinas de reposição de estoque. Nesse cenário, é fundamental entender quem são os responsáveis e quais são os passos para que o estoque esteja devidamente liberado na loja.
Isso permite reduzir os possíveis problemas e contratempos, além de aumentar a eficiência no dia a dia da empresa.
E é claro que, ao visualizar todos os processos de forma mais clara e ampla, os gestores são capazes de identificar possíveis melhorias e formas de otimizar todas as tarefas da empresa. Os insights aparecem e podem ser identificados: onde estão os maiores gargalos, onde estão as repetições do processo, quais partes podem ser eliminadas, quais etapas devem ser acrescentadas, etc.
As principais vantagens do mapeamento de processos
O mapeamento de processos traz diversos benefícios para a empresa.
Dentre elas, destacam-se:
- Identificar e eliminar todos os gargalos operacionais;
- A padronização das atividades desempenhadas no dia a dia;
- Maior controle financeiro para o negócio;
- Gestão do conhecimento.
Vamos entender cada uma delas a seguir.
Identificar e eliminar todos os gargalos operacionais
A primeira grande vantagem do mapeamento de processos é ser capaz de identificar e eliminar todos os gargalos operacionais que existem na empresa.
Todo negócio possui desafios nesse sentido: um detalhe que atrasa todo o processo, um ponto onde os produtos ou serviços se embolam e não conseguem ser entregues ao mercado, setores que são mais burocráticos que outros, etc.
Tudo isso atrapalha a performance da empresa e pode atrapalhar não só a eficiência do negócio, como sobrecarregar diversos setores do negócio.
Para resolver todos esses problemas, é preciso identificá-los. E a melhor forma de conseguir visualizar é permitir olhar o todo, entender todos os processos da empresa, cada etapa para que tudo aconteça dentro do seu negócio.
Não se assuste: gargalos operacionais existem em todos os tipos de empresa. Por isso, o mapeamento é extremamente necessário. É através dele que compreendemos o funcionamento de todas as etapas.
A padronização das atividades desempenhadas no dia a dia
A padronização das atividades que são desempenhadas no dia a dia é fundamental. Os gerentes são, muitas vezes, as pessoas ideais para entender todos os processos que são fundamentais para o sucesso do negócio.
Durante o mapeamento de processos, é preciso identificar quais são as tarefas do dia a dia e qual a melhor forma de padronizá-las.
Isso porque, independente do caminho que o cliente faz para adquirir um produto ou contratar um serviço, é fundamental que ele tenha uma experiência que condiz com os padrões da empresa – e a melhor forma de garantir que todas as pontas estão alinhadas nesse padrão de qualidade é justamente a padronização das atividades.
Maior controle financeiro para o negócio
Com o entendimento e a padronização dos processos, é possível ter maior controle financeiro e melhorar não só a parte de análise das finanças, como também otimizar os investimentos do negócio.
O mapeamento de processos permite identificar em quais pontos existe maior gasto financeiro e o que precisa ser otimizado, pensando sempre em reduzir os gastos e aumentar a qualidade da entrega.
Essa análise só pode ser feita de forma eficiente quando conseguimos entender todos os passos dos processos da empresa – onde começa, quais gastos cada etapa possui, onde estão os maiores pontos de investimento, o que pode ser otimizado, etc.
Através dessa análise os gestores poderão tomar decisões muito mais estratégicas e eficientes, optando por aumentar o investimento no que traz maior retorno e reduzir o investimento no que ainda não dá resultado.
Gestão do conhecimento
Por fim, o mapeamento de processos permite gerir o conhecimento – não só sobre o negócio em si, como também pelo funcionamento das atividades.
É fundamental que toda a equipe consiga ter acesso às informações que podem influenciar no seu dia a dia de trabalho.
Infelizmente, não é raro encontrarmos empresas em que o conhecimento não é democratizado, o que atrapalha muitas vezes a rotina dos colaboradores que precisam de informações relevantes e que não conseguem acessá-las.
É papel dos gestores serem capazes de compartilhar os dados e procedimentos com os colaboradores, e garantir que eles consigam revisitar essas informações sempre que necessário, evitando dúvidas e possíveis gargalos.
Como mapear de maneira eficiente
Para realizar o mapeamento de processos de forma eficiente, é preciso considerar alguns passos:
- Identifique o que deve ser mapeado;
- Seja minucioso e se atente aos detalhes;
- Desenhe os diagramas dos processos da empresa.
Identifique o que deve ser mapeado
O primeiro passo para realizar o mapeamento de processos de forma eficiente é identificar exatamente o que deve ser mapeado e o motivo para tal.
Por mais que esse primeiro processo pareça algo óbvio, não é raro encontrarmos gestores que, durante o mapeamento de processos, não conseguem identificar quais são os limites de um processo, em qual passo cada atividade começa, onde cada atividade termina, etc.
Para evitar cair nesses erros, é fundamental que você se mantenha no escopo do mapeamento, respeitando os limites pré-estabelecidos e seguindo cada etapa corretamente.
Seja minucioso e se atente aos detalhes
Durante o mapeamento de processos, seja minucioso e se atente a todos os detalhes, que são fundamentais para o funcionamento dos processos da empresa.
O mapeamento de processos bem-feito se destaca pela quantidade de detalhes disponíveis.
Por isso, defina qual é o nível ideal de detalhamento ideal para a sua empresa e mantenha-o em todos os processos. Isso fará com que tudo tenha o mesmo nível de detalhamento dentro da empresa, sem deixar que um se detalhe mais que outro.
Isso fará, também, com que todos os envolvidos consigam compreender de forma clara cada procedimento e passo fundamental para o funcionamento da empresa.
Desenhe os diagramas dos processos da empresa
Uma vez que você já definiu o que deve ser mapeado e foi minucioso nos detalhes, é hora de desenhar os diagramas de todos os processos da empresa.
É através desses diagramas que será possível ter uma visão muito mais clara e precisa do que acontece no negócio, as partes envolvidas em todo o processo e, principalmente, identificar os gargalos e pontos de melhoria.
Certifique-se de que todos estejam cientes dos fluxogramas de processos da empresa. É fundamental que todos os profissionais envolvidos no processo saibam exatamente como funciona, do início ao fim, e consigam identificar onde começam suas responsabilidades e onde começa a atuação do outro.
É importante manter uma rotina de mapeamento de processos. Uma vez que os fluxogramas foram desenhados, analisados e as melhorias foram implantadas, é preciso redesenhá-los e mantê-los sempre atualizados, para que todos consigam acompanhar as novas definições e saibam como atuar da melhor forma possível.
Por onde começar um diagrama mapeamento de processos?
Ok, agora que você já sabe a importância de realizar o mapeamento de processos e como isso impacta na empresa, é hora de entendermos por onde começar a criar esse diagrama.
Atualmente o recurso mais comum na hora de mapear os processos é o fluxograma. Existem empresas que utilizam de outros tipos de ferramentas, como mapas conceituais e mapas mentais, mas vamos focar nos fluxogramas, que são mais comuns.
Como dito anteriormente, os desenhos de fluxo podem ajudar a visualizar de forma mais ampla e completa todo o processo da empresa e identificar onde estão os maiores gargalos.
Para começar o diagrama, é preciso pontuar alguns detalhes importantes:
- Identifique os problemas ou os processos que precisam ser mapeados;
- Liste todas as atividades e recursos que são envolvidos em cada um desses processos;
- Avalie os processos e procure as redundâncias nessas tarefas;
- Defina qual é a sequência de passos que permite começar, desenvolver e concluir esse processo.
Com essas informações em mãos, é possível começar a construir o seu fluxograma, com o nível de detalhamento adequado, definido anteriormente.
Criando os fluxogramas para o mapeamento de processos
Com as informações detalhadas que explicamos acima, é hora de começar a desenhar os fluxogramas para o mapeamento de processos da empresa.
Como criar fluxogramas para mapeamento de processos
Para criar fluxogramas, é preciso seguir alguns passos:
- Escolha a ferramenta e o modelo em que serão criados os fluxogramas;
- Customize o template conforme as necessidades da empresa;
- Revise o fluxograma, os desenhos e os processos;
- Compartilhe os novos fluxogramas e solicite o feedback para o time.
Vamos entender cada um desses passos a seguir.
Escolha a ferramenta e o modelo em que serão criados os fluxogramas
O primeiro passo é escolher em qual ferramenta serão realizados os fluxogramas.
Hoje existem diversos templates disponíveis para fluxogramas. É possível encontrar as opções que fazem mais sentido para cada necessidade da empresa.
O uso de templates também pode ajudar a reduzir o tempo gasto na criação dos fluxogramas, aumentando a eficiência e a produtividade.
Customize o template conforme as necessidades da empresa
Com os templates de fluxograma em mãos, é hora de customizá-los considerando as demandas da empresa e a identidade.
Adicione os ícones que representarão cada tarefa ou recurso, ilustre o máximo possível de forma a deixar o material didático, intuitivo e muito claro para todos que irão usá-lo como apoio futuramente.
Revise o fluxograma, os desenhos e os processos
Uma vez que o fluxograma foi criado, é hora de revisá-lo. Busque também pela ajuda de outras pessoas que possuem um “olhar de fora”.
Veja se algo pode ter ficado confuso, ou se é necessário readequar alguma parte do desenho.
Certifique-se de que o fluxograma está o mais claro possível, pois ele deverá ser compartilhado com outras pessoas futuramente – e, por isso, deve estar intuitivo.
Compartilhe os novos fluxogramas e solicite o feedback para o time
Com os fluxogramas devidamente finalizados, é hora de compartilhá-los com todos os envolvidos.
Aproveite esse momento para solicitar o feedback do time. Com isso, você poderá realizar ajustes no fluxograma até encontrar um modelo que fique o mais redondo possível, facilitando o entendimento de todos.
O mapeamento de processos é fundamental para a construção de um negócio sólido e sustentável. É através dessa visão ampla de tudo o que acontece dentro da empresa que gestores, funcionários e diretores poderão entender melhor onde atuam, o que pode ser melhorado e qual a responsabilidade de cada um.
Você já realiza o mapeamento de processos na sua empresa? Quais são os desafios encontrados no dia a dia? Deixe um comentário.
