Você já ouviu falar sobre o ciclo PDCA? Plan, Do, Check e Act – ou Planejar, Executar, Verificar e Agir – é uma metodologia focada na resolução de problemas, melhoria contínua de resultados e otimização do dia a dia, tanto para as empresas quanto para as pessoas de modo geral.
Com grande potencial e uma capacidade de melhorar os resultados dos negócios, o ciclo PDCA ganhou fala entre os gestores, e hoje é uma excelente alternativa para aqueles que acompanham de perto o dia a dia da empresa, querem encontrar os gargalos do negócio e, principalmente, transformar a instituição em algo sustentável e duradouro.
Por isso, hoje vamos falar sobre o ciclo PCDA, e explicar como essa metodologia pode auxiliar na construção de uma empresa muito mais sólida e eficiente.
Quer saber mais sobre o tema e descobrir como o ciclo PDCA pode te ajudar? Continue a leitura.
Quais são as etapas do método PDCA?
O PDCA possui oito passos fundamentais para o seu desenvolvimento:
- Identificação do problema
- Desdobramento do problema
- Levantamento das causas
- Plano de ação
- Execução do plano de ação
- Verificação dos resultados e das ações
- Análise dos desvios e implantação das ações corretivas
- Padronização.
Vamos entender cada um deles a seguir.
1. Identificação do problema
O primeiro passo para o ciclo PDCA é, de fato, identificar qual será o problema resolvido. É importante que nessa etapa também seja definida uma meta.
O grande segredo desse momento inicial é saber definir o problema. Por mais simples que possa parecer, não é raro encontrarmos gestores que, ao realizar o ciclo PDCA, acabam definindo questões que, de fato, não são um problema para a instituição.
Tenha em mente que um problema consiste em um resultado indesejado. Ou seja, é quando o resultado alcançado é diferente do que a empresa desejaria alcançar – e isso pode ser orientado para diversos setores e áreas de atuação dentro da instituição.
Nesse caso, também é importante lembrar que os resultados devem ser mensuráveis.
Para identificar um problema, ou seja, algo cujo resultado alcançado é diferente do esperado, é fundamental que esse resultado seja possível de medir, para que seja também comparado com outros valores, por exemplo.
Nesse sentido, vamos a um exemplo simples: supondo que sua empresa possuía uma expectativa de realizar 500 vendas ao longo do mês, mas conseguiu vender apenas 450 produtos. Assim, o problema que precisa ser resolvido são as 50 vendas que faltaram para fechar a expectativa estabelecida.
Como citamos anteriormente, além de identificar o problema, é preciso também definir a meta.
Com o exemplo que criamos, a meta seria aumentar o volume de vendas em 50 unidades no próximo mês.
Para que a meta seja alcançável, é preciso definir todas as suas particularidades: objetivo, valor e prazo.
Nesse sentido, ficaria assim:
- Objetivo: aumentar o volume de vendas
- Valor: em 50 unidades
- Prazo: em até um mês.
2. Desdobramento do problema
Uma vez que o problema foi definido, é hora de passarmos para o próximo passo: desdobrar o problema em problemas menores.
É através desse desdobramento que conseguiremos entender onde estão as maiores oportunidades para resolvê-lo, bem como identificar os possíveis gargalos.
Ainda no exemplo que criamos anteriormente, para identificar a falta das 50 vendas para suprir as expectativas, precisamos desdobrar esse problema em situações menores. É interessante analisar, por exemplo, quais produtos foram vendidos, e observar se existem grupos de produtos que não foram vendidos dentro do esperado, ou seja, em quantidades menores.
Também é possível analisar a performance de cada vendedor, no caso de uma equipe de vendas, o número de clientes para entender se uma pessoa compra mais de um produto, etc.
Tudo isso pode ajudar a orientar a busca pelos resultados.
3. Levantamento das causas
O próximo passo é realizar uma análise de causas. Uma vez que você identificou o problema e conseguiu separá-lo em problemas menores, é preciso analisar quais são as causas de cada um deles.
As causas são todas as falhas nas etapas, gargalos ou ações que podem prejudicar os resultados, impedindo que a equipe alcance os objetivos do negócio.
A realização de brainstorm, por exemplo, pode ser uma excelente alternativa para conseguir visualizar as causas e analisá-las. Essa prática é interessante porque pode envolver pessoas de diversos setores e posições na hierarquia da empresa, e isso enriquece bastante o processo porque passa a trazer diferentes perspectivas, com diferentes pontos de vista.
Uma vez que as primeiras causas foram levantas, é preciso organizá-las para identificar qual é, de fato, a raiz do problema. É comum que as empresas usem o famoso diagrama de Ishikawa nesse processo. É através desse diagrama que as causas são organizadas e, a partir de seus desdobramentos, é possível identificar quais são as causas primárias, causas secundárias e assim por diante, até que finalmente seja encontrada, de fato, a raiz do problema.
Uma outra forma de analisar os possíveis problemas e causas dentro da empresa é seguir pela regra dos 6Ms. Nesse sentido, é preciso analisar cada um dos grupos:
- Matéria-Prima: Fornecedores e Especificações
- Mão de Obra: Habilidades, treinamentos e motivação
- Máquina: Manutenção de equipamentos e condições inseguras
- Medida: Verificação de valores e instrumentos de medição
- Meio Ambiente: Relações interpessoais, clima e sujeira
- Método: Instruções, manuais ou procedimentos de trabalho
Existem várias técnicas para se aprofundar nas causas até encontrar a raiz do problema. O importante é que esse processo seja feito de forma integrada com o maior número de pessoas possível, das diferentes áreas e hierarquias, até que se encontre, de fato, quais são as causas de cada um dos gargalos da empresa.
4. Plano de ação
Agora que você já identificou a raiz dos problemas que a sua empresa está enfrentando, é hora de criar um plano de ação para lidar com cada um deles.
Antes de qualquer coisa, é importante que o plano de ação seja definido pensando em alcançar o resultado e, por consequência, resolver o problema que foi definido no início da análise e do ciclo PDCA
Para isso, é comum que as empresas utilizem o framework matriz 5W2H, que permite analisar todos os quesitos, e estruturar um plano de ação mais eficiente.
O framework Matriz 5W2H significa: what, where, when, who, why, how, how much.
Veja como eles se aplicam:
- What: O que é a ação;
- Where: Onde será realizada;
- When: Quando será realizada;
- Who: Quem irá realizá-la;
- Why: Por que deve ser realizada;
- How: Como será realizada;
- How Much: Quanto de investimento será necessário.
Quando conseguimos responder todas essas perguntas de forma precisa, é possível darmos sequência ao plano de ação. Quanto mais detalhado, melhor. Principalmente porque, em uma empresa, acredita-se que mais de uma pessoa ficará responsável por executá-lo – e por isso é fundamental que ele esteja o mais claro possível.
5. Execução do plano de ação
Finalmente chegou a hora de executar o plano de ação que foi estabelecido anteriormente.
Um detalhe extremamente importante nesse momento é: se certificar de que toda a equipe está ciente do que precisa ser feito, como precisa ser feito e os motivos para fazê-lo.
O alinhamento é primordial para que o plano de ação seja executado da melhor forma possível e, a partir daí, os resultados esperados sejam alcançados.
Para acompanhar a execução do plano de ação, algumas empresas utilizam a metodologia Kanban, uma forma prática e ágil de acompanhar tarefas que precisam ser executadas dentro da empresa.
O Kanban consiste em um esquema de três colunas, onde cards são criados conforme as atividades que serão executadas. Esses cards serão movimentados entre as colunas, que representam: to do (tarefas a realizar), doing (tarefas em andamento) e done (tarefas realizadas).
Isso permite que os gestores consigam ter uma visão mais clara do que ainda está pendente e como está o andamento do plano de ação.
6. Verificação dos resultados e das ações
Agora que o plano de ação já foi executado, está na hora de acompanharmos os resultados que foram alcançados com a sua implementação.
Esse momento é fundamental para que os gestores consigam:
- Identificar se as ações propostas estão sendo cumpridas conforme combinado, com a qualidade e dentro do prazo esperado – e identificar sua eficiência, uma vez que é através desse plano que os problemas serão resolvidos;
- Uma vez que foi entendido que o plano está sendo devidamente executado, é hora de analisar os resultados parciais para identificar se eles estão melhorando conforme o esperado, ou seja, se as providências tomadas serão suficientes para que a performance do negócio melhore.
É necessário acompanhar os resultados periodicamente, conforme o plano de ação avança, para entender onde estão os gargalos e os acertos dos novos processos.
7. Análise dos desvios e implantação das ações corretivas
Nesse momento, é hora de analisarmos se tudo o que foi feito trouxe o resultado esperado e quais as razões dessa performance. Ou seja, é nessa etapa que vamos analisar tudo o que foi feito e identificar o que deve permanecer como parte do novo processo e o que precisa ser melhorado para performar ainda mais.
Durante esse processo, é necessário analisar os desvios:
- desvios positivos: aqueles que representam resultados além do esperado;
- desvios negativos: aqueles que representam resultados abaixo das expectativas.
Para os desvios positivos, é interessante avaliar como eles podem fazer parte das novas rotinas de trabalho, e permanecer trazendo os resultados excelentes que trouxeram nesse primeiro momento.
No caso dos desvios negativos, é fundamental pontuar novas estratégias, de caráter corretivo, que podem ajudar a melhorar os resultados. Essas novas medidas devem ser adicionadas ao plano de ação, para mitigar os gargalos que permaneceram.
Uma boa forma de analisar os desvios negativos que podem surgir é o R3G, Relatório de 3 Gerações.
Através desse relatório, é possível analisar passado, presente e futuro de uma forma muito mais eficiente:
- Passado: O que foi planejado? O que foi executado? Quais resultados foram alcançados?
- Presente: Quais problemas foram identificados?
- Futuro: Quais serão as ações de contramedida a serem realizadas na próxima etapa?
Com isso em mente, além de ter maior facilidade para visualizar todo o processo e enxergar cada etapa de forma mais ampla, é possível manter registro de tudo o que foi realizado, bem como as novas medidas de contenção para resolver os problemas que permaneceram.
Isso servirá de insumo nos próximos PDCAs, e poderá inclusive ajudar a encontrar soluções de forma muito mais rápida e eficiente para novos problemas.
8. Padronização
Por fim, é importante entendermos o que funcionou para a empresa e padronizar para que a rotina se repita.
Um dos pontos mais importantes do ciclo PDCA é manter a recorrência. Ou seja, se foi identificado que uma solução X para um problema foi eficiente, é preciso que ela passe a fazer parte da rotina, como um padrão da empresa, para reduzir as chances desse problema se repetir futuramente.
Definida uma solução, é hora de transformá-la em parte do processo do negócio, treinando a equipe e oferecendo os insumos necessários para que ela passe a fazer parte da rotina da instituição.
A importância de avaliar e repetir o ciclo PDCA
Uma vez que os oitos passos descritos acima são realizados, é preciso repeti-los para garantir uma melhora contínua dos resultados da empresa.
Um dos pontos mais interessantes do PDCA é a documentação de todo o processo. É através dela que criamos um histórico de problemas e medidas tomadas e, a partir disso, conseguimos ter uma visão muito mais clara da evolução da empresa e das soluções que funcionaram para a instituição.
Com esses registros, fica mais fácil entender os gargalos em outros problemas e outros desafios, analisar o crescimento e desenvolvimento da empresa e entender quais foram as medidas responsáveis pelo aumento da performance.
O ciclo PDCA se tornou o braço direito dos gestores pela sua praticidade, detalhamento e eficiência. Cuidando de um problema por vez, é possível tomar decisões muito mais assertivas para cada situação, o que por sua vez significa resultados melhores e aumento da performance.
Sua empresa enfrenta hoje algum problema que precisa ser resolvido para melhorar os resultados? Que tal implementar o ciclo PDCA?
